انتخاب یک نرم افزار حسابداری میتواند ویژگی‌هایی را شامل شود که شما با اجرای یک نرم افزار حسابداری نیازمند آنها باشید. بیشتر ویژگی‌های مورد نظر موسسات مالی از یک برنامه حسابداری میتواند شامل موارد زیر باشد:
مدیریت موجودی:شامل مدیریت کامل روی ورود و خروج کالا، گزارشات ریالی انبار و …
مدیریت اطلاعات مشتریان یا اموری که به صورت امور جاری در سیستم انجام میشود …
تهیه لیست حقوق، دریافت و پرداخت‌ها
گزارشات مالی مورد نیاز مالیاتی و ….
موردی که میتواند در انتخاب یک نرم افزار بسیار حائز اهمیت باشد صحبت با حداقل ۳ نفر از افرادی است که قبلا این سیستم را تهیه نموده و کار می‌کنند و حیطه کاریشان شبیه و یا یکسان به فعالیت شما باشد. در رابطه با اینکه آنها چه امکانی از نرم افزار مالی را دوست دارند و چه تغییراتی را نیاز دارند بحث کنید. در هر صورت نمی‌توان سیستمی را یافت که فاقد هر گونه نقص یا ایرادی باشد اما میتوان با کمی مطالعه و صرف وقت سیستمی را تهیه نمود که با توجه به نوع فعالیتمان بهترین نتیجه را برای ما به ارمغان بیاورد.
تاثیرات نرم افزار حسابداری بر کسب و کار
با پیشرفت علم و همسو شدن جامعه با فناوری، بخش عمده‌ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است. برای انجام این مسئولیت‌ها معمولاً وقت و انرژی بسیار زیادی از کارمندان هر بخش اتلاف میشود. برای رفع این مشکل انواع نرم افزار حسابداری مناسب مشاغل و اصناف و کسب و کارهای گوناگون تهیه و به کاربران نیازمند به نرم افزار حسابداری ارائه شده است، که موجب سرعت بخشیدن و آسان‌تر شدن رسیدگی به امور مالی و بخش حسابداری میشود.
در طی سال‌های اخیر، استفاده از نرم افزار حسابداری، موجب ایجاد تغییرات چشمگیری در امور مالی واحد‌های تجاری شده و تاثیرات زیادی در رونق بازار کسب و کار گذاشته است. در واقع، استفاده از این نرم افزارها باعث سرعت بخشیدن به امور مالی، حسابداری در زمینه‌های مختلف کاربردی میشود. بخش‌های اصلی که نرم افزار حسابداری در آن نقش مهمی را ایفا میکند شامل انبار‌داری و دارایی، حساب‌های بانکی و صندوق‌ها، صورت‌های مالی می‌باشد. در واقع سرعت بخشیدن و سهولت کار در بخش حسابداری موجب رونق و سود دهی بیشتر در بازار کسب و کار میشود.
جایگاه حسابداری در کسب و کار امروز
حسابداری از قدیم الایام جزو یکی اعمال مهم در سطح جامعه و کسب و کار بوده است و با توجه به اینکه در زمان‌های قدیم حسابداری در سطح ساده‌تری انجام می‌گرفته، یکی از معمول‌ترین روش‌های انجام امور حسابداری استفاده از سندهای دستی و بایگانی آنها بوده است.
این روش با توجه به اینکه کارایی خود را داشت در عین حال پیچیدگی و معایب خاص خود را هم به همراه داشت. به مرور و با گذشت زمان به خصوص پس از بزرگتر شدن سطح تجارت جوامع و کسب و کار و با حجیم شدن اسناد حسابداری نیاز مردم به تغییر روش ذخیره سازی اسناد حسابداری حس میشود. به مرور همگام با پیشرفت تکنولوژی و فراگیر شدن کامپیوتر در سطح جامعه، امور حسابداری نیز از روش دستی به این وسیله انتقال یافت. استفاده از کامپیوتر در امور حسابداری تاثیر بسزایی در آسان کردن حسابداری داشت، زیرا کامپیوتر امور حسابداری و محاسبات پیچیده را نسبت به انسان بسیار سریعتر و با ضریب خطای کمتر انجام میدهد. علاوه بر این توانایی پردازش و ذخیره‌سازی حجم زیادی از اطلاعات را در کسری از ثانیه دارد. همچنین گزارشات از امور حسابداری نیز برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. از این رو کوشیده شده تا رابط‌های کاربری حسابداری عملکرد بسیار دقیق و بهنگام داشته باشند تا در صورت نیاز در حداقل زمان جوابگوی تمام نیازهای افراد باشند.
امروز حسابداری مدیون پیشرفت تکنولوژی است زیرا که این امر باعث شده تا امور حسابداری به راحتی قابل انجام باشد و هر گونه ضعف یا نقص در انجام امور حسابداری را جبران کند. همچنین به انجام امور حسابداری سرعت ببخشد و باعث صرفه جویی چشم گیری نیز در زمان شود.
با توجه به مباحث گفته شده واضح و مبرهن است که امروزه بخش عظیمی از امور حسابداری توسط کامپیوتر انجام میشود و هر گونه ضعف در مدیریت ذخیره‌سازی این اسناد موجب خسارت جبران‌ناپذیری خواهد شد. از این رو تمامی شرکت‌های تجاری در سراسر دنیا همواره سعی در استفاده از بهینه‌ترین رابط کاربری حسابداری توسط کامپیوتر را دارند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
با پیشرفت تکنولوژی و با تغییر روش انجام امور حسابداری از روش دستی به کامپیوتری، به کل شیوه انجام امور حسابداری و گزارشگیری از آن تغییر یافت، که این تغییر نیز برای جامعه حسابداران بسیار مفید واقع شد.
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری نسبت به حسابداری به روش دستی صرفه جویی در زمان است. به این صورت که یک نرم افزار حسابداری قابلیت پردازش حجم بالایی از اطلاعات را در کسری از ثانیه دارد و معمولا بخش عظیمی از امور حسابداری را به صورت خودکار انجام میدهد.
امروزه نرم افزار حسابداری های زیادی در جامعه وجود دارد که هر کدام از این نرم افزارها قابلیت‌های خاص خود را به همراه دارند. در نتیجه یکی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری، متناسب بودن نسخه نرم افزار حسابداری با کسب وکار ما می‌باشد.
به طور کلی نرم افزارهای مختلفی برای انجام امور حسابداری وجود دارد که هر فرد بسته به نوع کار خود میتواند نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کند. علاوه بر این یک نرم افزار باید از هر لحاظ دارای امنیت باشد تا از سرقت و یا تغییر اطلاعات کاربر به هر نحوی جلوگیری کند که امروزه معمولا شرکت‌های تولید کننده‌ی نرم افزار حسابداری با استفاده از قفل‌های سخت افزاری و گذرواژه‌های نرم افزاری، امنیت اطلاعات کاربر را تضمین می‌کنند.
از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری داشتن رابط کاربری مناسب است. در عین حال یک نرم افزار حسابداری باید بازدهی کاملی برای کاربر داشته باشد. به طور معمول مهم‌ترین خواسته یک کاربر از یک نرم افزار حسابداری، امکان استفاده از ابزارهای گزارشگیری به صورت دقیق و صحیح می‌باشد تا با استفاده از نتیجه‌ی این گزارشات عملکرد مناسبی برای بازدهی بهتر کسب وکار خود اندیشه کند.
در پایان میتوان گفت یکی از لازمه های امور حسابداری، استفاده از یک نرم افزار مناسب و متناسب با کسب و کار هر فرد می‌باشد.
